Comenzando a usar SOS Contador

SOS Contador es un sistema pensado para facilitar las tareas administrativas, contables e impositivas de las Pymes y sus contadores. La simplicidad en su uso no implica abandonar a la contabilidad como herramienta de información para conseguir esos objetivos.

Su uso es muy intuitivo y simple. No es necesario contar con experiencia en el uso de este tipo de herramientas integrales para obtener buenos resultados. Tampoco es necesario invertir un esfuerzo enorme de parametrización, puesta en marcha y seguimiento por parte de especialistas informáticos y profesionales contables, como sucede normalmente con sistemas integrales. Con SOS Contador estos pasos son innecesarios, pudiendo sacar provecho de esta herramienta desde el primer día. No solo se ahorra tiempo sino también dinero.

Pasos recomendados para comenzar

Una vez generada la base de trabajo con el número de CUIT del usuario, observar en la barra negra superior la "ruedita" a la izquierda del número de CUIT. Hacer click sobre ella para cargar los datos básicos del usuario.

Recomendamos tener a mano la constancia de inscripción en AFIP y en ingresos brutos (local o convenio) a efectos de contar con los datos básicos.

• Solapa Contribuyente: Aquí podrá cargarse razón social o apellido y nombre, tipo de contribuyente (persona física o jurídica) y datos específicos para cada caso. En esta solapa encontrará los comandos para subir al sistema los archivos obtenidos de la página de AFIP del "certificado digital para emitir factura electrónica". En el botón "Ayuda" de la barra negra superior se puede encontrar ayuda específica.
• Solapa Domicilio del Contribuyente. Allí se completarán los datos de domicilio del contribuyente, contando con botones de ayuda donde podrá acceder a la página de AFIP para consultar el domicilio fiscal declarado y otro botón para consultar el código postal si no lo tiene presente.
• Solapa Fiscal. Aquí se completan datos de interés fiscal como si es contribuyente activo, fecha de inicio de actividades, cierre de período (diciembre si es persona física), fecha de corte de carga (donde podrá establecerse una fecha a partir de la cual se permitirá cargar comprobantes, p.ej. si comienza a utilizar el sistema desde Junio 2015 consignará Mayo 2015 en este campo para evitar ingresar por error datos de meses anteriores a Junio), condición frente al IVA, si es agente de retención y percepción de IVA, si es agente de retención SICOSS o de Impuesto a las Ganancias.
• Solapa Actividades. Se ingresará aquí la o las actividades dadas de alta en AFIP, distinguiendo entre actividad principal y secundarias. Cuenta con un botón de ayuda para poder consultar en la página de AFIP las actividades inscriptas.
• Solapa Puntos de Venta. Se darán de alta los puntos de venta habilitados en la página de AFIP pudiendo relacionar cada uno de ellos con una actividad por defecto (cada vez que se indica el punto de venta al facturar, aparece por default la actividad consignada, pudiendo cambiarse al operar el sistema), tipo de facturación (factura electrónica, manual, RCEL o Tiquet), y por último si se encuentra activo ante AFIP para su uso.
• Solapa Ingresos Brutos. Aquí se configurará la situación ante este impuesto. Se definirá si es agente de retención de IIBB, si es agente de percepción de IIBB, la condición frente al impuesto (Exento, Convenio Multilateral, local CABA, local CABA simplificado u Otras jurisdicciones), en caso de Convenio Multilateral indicar si es primer año de convenio, la jurisdicción sede y si posee actividad especial. Una vez definido ésto, podrá ingresarse los coeficientes de convenio para jurisdicción y las alícuotas de impuesto para cada una.  En la barra negra superior de la pantalla podrá encontrar un botón "Ayuda" explicando detalles acerca de los datos a ingresar en esta solapa.
• Solapa Parámetros Mail e Impresiones. Datos para el envío de mails desde el sistema (por ejemplo, remitir facturas o cuentas corrientes) y datos adicionales (observaciones) para incluir en la impresión de facturas.

Como se puede observar se trata de datos básicos del contribuyentes para que el sistema se comporte en conformidad a la situación fiscal de cada uno. En caso de no completar estos datos podrá utilizarse igualmente el sistema pero los resultados de los informes podrían no reflejar cabalmente la situación impositiva.

A partir de aquí el sistema puede comenzar a utilizarse en todos sus aspectos ya que cuenta con un plan de cuentas preestablecido que podrá modificarse a gusto del contribuyente, agregando o modificando cuentas existentes, siempre respetando la estructura preestablecida ya que el sistema identifica las cuentas para asientos automáticos o informes especiales.

Tanto los clientes como proveedores y también los productos a facturar (si se requiere trabajar con detalle de productos) podrán darse de alta desde las rutinas de cargas de comprobantes o bien con carga previa desde el menú Inicio.

De esta forma, el sistema está listo para utilizarse desde el primer día y sin los tediosos procesos de parametrización y puesta en marcha. Recordamos que los productos pueden importarse desde planilla excel en caso de necesitar contar con los mismos desde el incio.

Gestión con funcionalidades exclusivas 

El módulo de Gestión contiene  muchas funcionalidades que facilitan y agilizan el uso del sistema.  A modo de ejemplo mencionamos los siguientes, pero podrá descubrir muchos mas efectuando una prueba de carga de comprobantes y emisión de informes.

• Carga y generación de facturas por valores globales o por producto.  Esta distinción es importante según se trate de facturas generadas con el sistema o bien si trata de carga de datos fuera de línea para cumplimiento impositivo y contable. La carga de valores globales es usualmente utilizada por el Contador cuando no habilita al cliente a utilizar la rutina de Gestión.
• Generación automática de asientos por cada comprobante (Venta, Compras, Cobro o Pago ). El usuario solo deberá seleccionar la imputación contable de la cuenta de ingreso o del gasto, completándose automáticamente el asiento. Podrá observarse en la pantalla el asiento generado para su mejor control. El sistema asocia automáticamente la imputación de carga a un cliente o proveedor lo que facilita y agiliza la carga por parte de personas con poco conocimiento contable, además de evitar errores de carga.
• Consulta en padrón on line de AFIP de nuevos clientes y proveedores. Si no ha sido previamente cargado un cliente o proveedor en la base del SOS Contador, con solo ingresar el nombre o el CUIT, el sistema trae de la base afip los datos principales como CUIT, Denominación y condición frente al Iva del cliente o proveedor. Esto no solo facilita la carga sino que valida la existencia en la base de AFIP. 
• Generación de factura electrónica mediante web service de AFIP. Agiliza la obtención del CAE on line mediante su rutina automatizada, lo que evita esperas innecesarias o errores.
• Envío de factura electrónica por mail.
• Envío de archivo adjunto a la factura que podrá ser automáticamente cargada en el sistema, si el cliente es usuario del SOS Contador.
• Cálculo de posición de IVA ante cada carga de comprobante de venta o compra. En la ventana de carga de cualquier comprobante, muestra la posición de iva hasta ese momento, permitiendo ver el saldo del IVA permanentemente.
• Carga de clientes, proveedores, productos y cuentas contables desde rutina de carga de comprobantes.
• Importación de ventas y compras desde otros sistemas utilizando XLS.
• Importación y exportación de productos desde y hacia planillas de XLS permitiendo la actualización ágil de listas de precios.

Contabilidad con eje en las necesidades del Contador

SOS Contador está pensado para facilitar la tarea del contador en el armado del Balance de Sumas y Saldos y la obtención de los Libros Contables Rubricados. Utilizando el sistema se podrá obtener rápidamente los resultados esperados sin necesidad de duplicar tareas ni esfuerzos adicionales para obtener la conclusión total de la tarea profesional.

Ingresando al módulo Contable se podrá observar una rutina de "Asientos Automáticos" donde podrá observar un asiento por cada comprobante cargado en el módulo de Gestión.  Esto facilita la revisión de los asientos y la búsqueda del comprobante de origen, si fuera necesario, para efectuar alguna corrección contable.

En el módulo de "Asientos Manuales" se podrán cargar los denominados ¨asientos de ajuste¨ que se efectúan generalmente a fin de año como de amortizaciones, de costo o de ajustes en general. También se cargan aquí los asientos para corregir errores de asientos en gestión o los que el contador considere oportunos.

Alimentándose de los asientos de ambos módulos (asientos automáticos y manuales) el sistema permite ver los "Mayores de Cuentas Contables" y el "Sumas y Saldos". Una vez que el Contador dé por finalizadas las registraciones y dando por definitivo el "Sumas y Saldos" el sistema permite emitir los registros necesarios para emitir los listados que permiten transcribir a libros rubricados.

Para ello el sistema tendrá en cuenta las características de libros rubricados que posee cada empresa. Si posee libros de Iva Ventas y Compras Rubricados, solo pasará al Diario General un asiento resúmen por mes y en el caso de movimientos de fondos permitirá elegir entre el pasaje de comprobante por comprobante o bien resúmen diario de movimientos de fondos.
El sistema permite el manejo automatizado de asientos de apertura, de refundición de cuentas de resultados y de cierre de libros.